Colombia Tech Week: cómo crear un evento de 0 a 11 mil asistentes en 8 meses
👋 Hola, soy Daniela. En The Growth System hablamos de organic growth, creación de sistemas escalables y cómo llevar aprendizajes prácticos a tu negocio. Hoy vamos a analizar cómo Colombia TechWeek logró convertirse, en solo ocho meses, en el evento tecnológico descentralizado más importante de Colombia.
Si tienes una startup, lideras equipos o quieres saber cómo crecer usando comunidad y eventos, entonces este caso es para ti.
Pero antes, piensa si alguna de estas situaciones te suena familiar:
Quieres lanzar un evento o iniciativa y necesitas generar tracción de 0 a 1
No sabes cómo generar influencia y participación masiva
Necesitas conseguir patrocinadores clave
En este episodio me senté con Nicolás Cruz, co-fundador y CEO de Colombia TechWeek, quien me explicó paso a paso cómo crearon, desde cero, un evento que reunió a más de 11,000 personas en 157 ubicaciones simultáneas.
Registrate a Colombia Tech Week 2025:
Colombia Tech Week (18-30 Agosto, 2025)
Colombia Tech Fest (21-22 Agosto, 2025)
Pero wait, antes de empezar, si estás en B2B, te interesa conocer cómo implementar tácticas de ABM (Account Based Marketing).
Las cuentas grandes no se ganan solo con un buen producto, se ganan con personalización y estrategias segmentadas.
HubSpot acaba de lanzar una guía práctica, es decir, accionables no solo teoría con 10 tácticas que puedes analizar para ver si tu equipo las está implementando o no.
Te voy a dar ejemplos de cómo luce esto para que veas que vale la pena revisarlo.
Pregúntate si tú y tu equipo están haciendo esto:
Regalos personalizados, entrevistas con decision-makers, podcasts, campañas multicanal, informes de benchmarks, emails ultra segmentados, secuencias coordinadas con ventas, personalización web, remarketing por etapa del ciclo y eventos cerrados por vertical.
Si la respuesta es que no estás haciendo ni la mitad de esto, lee la guía aquí y envíaselo a tu equipo
Cómo encontrar ‘Product-Market Fit’ en eventos y cómo lo hizo Colombia Tech Week en su primera edición
Una de las preguntas que tenía antes de hablar con Nicolás era sobre cómo pensaron en diferenciarse, sobre todo porque en Colombia ya habían otros eventos de tecnología como Startco.
Si no tienes clara la diferenciación, simplemente eres uno más. Y usualmente la diferenciación viene de un insight ganado, algo que conoces porque lo has vivido.
En este caso, ya entiendo el porqué crearon un evento tan exitoso en su primera edición. Aquí te van los 3 puntos que identifiqué:
Nicolás ya conocía cómo hacer eventos, a menor escala, pero había hecho más de 45 en un año con Phylo Legal. Esto le da una ventaja injusta (contactos, conocimiento, insights)
Al trabajar con startups se dio cuenta de que levantar capital era un dolor clarísimo. Más del 80% del capital para startups venía de fuera, obligando a los fundadores colombianos a viajar constantemente al extranjero para conseguir inversión.
Notó que en los eventos tradicionales siempre ‘eran los mismos’, muchas veces no se hacen conexiones genuinas y los fondos o speakers que participan suelen ser ‘inalcanzables’
Cómo es diferente Colombia Tech Week
Formato descentralizado: En lugar de un solo evento tradicional en una sola ubicación, Tech Week ocurre en múltiples lugares (más de 150 simultáneamente). Esto facilita conexiones más genuinas y cercanas, evitando el networking superficial típico de eventos grandes.
Segmentación clara: Tienen propuestas diferenciadas según la etapa de las startups (tempranas y maduras), los fondos de inversión (para encontrar oportunidades y capital) y corporativos (para conectar con innovación abierta).
Conexiones horizontales: En Tech Week, los fondos de inversión y speakers no están “escondidos” en una tarima o detrás de stands; en cambio, participan activamente en actividades y conversaciones informales, lo que genera relaciones más auténticas.
Cómo consiguieron sponsors y credibilidad: estrategia ballena-pez
En lugar de salir a buscar decenas de patrocinadores desde el día uno, lo primero que hicieron fue aplicar lo que Nicolás llama la estrategia de “ballenas y peces”.
Básicamente si logras que actores top del ecosistema se sumen temprano, esos nombres generan legitimidad y reducen la fricción para que otros quieran participar. Por ejemplo: JP Morgan y la Alcaldía de Bogotá.
Solo con tener esos dos logos, la conversación con otros patrocinadores fue mucho más sencilla.
Otra jugada de PR que me gustó es que organizaron un evento privado de lanzamiento donde presentaron oficialmente la iniciativa frente a prensa, aliados estratégicos y esos primeros sponsors ancla.
Esto no solo reforzó la credibilidad, sino que sirvió como punto de partida para algo que terminó siendo aún más potente: el network effect.
Network effects en sponsors y aliados
Luego el equipo empezó a generar lo que Nicolás llama densidad de calendario: se reunían con decenas de actores por semana.
Esas reuniones las conseguían por: recomendaciones y outreach en LinkedIn.
Y por cada conversación, generaban aproximadamente tres intros nuevas.
Si te pones a pensar, esto es un efecto multiplicador:
Cada aliado o conversación abría puertas a más actores clave como sponsors, fondos, líderes del ecosistema generando une efecto de red.
La estrategia de lanzamiento: líderes de opinión y PR
Primero, organizaron un evento cerrado con aliados estratégicos, prensa, fondos y sponsors clave. Era como un pre-lanzamiento privado, pensado para alinear a los jugadores más influyentes antes de escalar el mensaje.
Después de ese evento, armaron algo que me pareció brillante: coordinaron a más de 200 personas para postear al mismo tiempo en LinkedIn.
Ese día el feed de LinkedIn en Colombia era el evento.
Y mientras todo eso sucedía, en paralelo ya estaban ejecutando la estrategia de medios: Forbes, Bloomberg Línea, Startupeable.
Medios que sabían que conectaban con el público que querían atraer y que ayudaban a legitimar el evento de cara a inversionistas, empresas y decision-makers.
Marketplace thinking para manejar oferta y demanda de eventos
Colombia Tech Week opera básicamente como un marketplace:
Oferta = los eventos organizados por hosts
Demanda = los asistentes que se postulan y asisten
Y en cualquier marketplace, necesitas identificar rápido dónde está tu cuello de botella.
En este caso, su prioridad era asegurar la liquidez del lado de la demanda.
Además, como la entrada era 100% gratuita, sabían que la motivación para asistir podía ser más baja.
En modelos gratuitos, el no-show rate (personas que se inscriben pero no asisten) suele ser alto.
Por eso tomaron dos decisiones clave:
Lanzaron primero solo 70 eventos, no todos de una. Iban desbloqueando más oferta conforme crecía la demanda.
Sobreinscribían cada evento en un 40–50% para compensar los no-shows. Eso ayudó a mantener los cupos llenos.
Cómo escalar con un equipo pequeño y voluntarios
Una de las cosas que más me impresionó fue que todo esto se montó con un equipo core de menos de 10 personas.
Y aún así lograron coordinar cientos de voluntarios, más de 100 eventos, aliados públicos, privados, hosts, speakers… sin que se rompiera todo.
Si alguna vez has trabajado como voluntario o haz organizado uno, sabes que coordinar esfuerzos NO es fácil. Así que la verdad me impresionó lo bien que funcionó esto.
Si alguna vez has trabajado como voluntario (o has tratado de coordinar a uno), sabes que lo difícil no es solo asignar tareas.
Lo difícil es lograr que la gente se sienta parte de algo. Que se quede. Que se comprometa.
Lo que hicieron acá fue aplicar algo muy básico pero que casi nadie hace:
escuchar qué quería cada voluntario y tratar de conectar eso con el rol que iba a cumplir.
Si alguien venía de producto, le daban ownership sobre el flujo de inscripción o análisis de datos.
Si alguien quería entrar al ecosistema, lo ponían a apoyar speakers o eventos con alto tráfico.
Si alguien era fuerte en logística, lo hacían responsable de coordinar zonas completas.
Y no era una entrevista y ya. Durante las semanas previas al evento, tuvieron reuniones de seguimiento para ver cómo se sentía cada uno, si estaban en el lugar correcto, si había algo que mejorar.
Eso, desde la teoría de motivación, es un buen ejemplo de alineación entre motivación intrínseca y estructura externa:
Motivación intrínseca: quiero crecer, quiero aprender, quiero conectar
Sistema de soporte: roles reales, seguimiento humano, acceso a cosas valiosas
Algo que me quedé pensando después de esta conversación es que una cosa es armar un evento… y otra muy distinta es armarlo desde cero cuando entiendes conceptos de growth.
Cuando sabes cómo generar tracción, cómo diseñar loops, cómo construir con comunidad y no solo para la comunidad, las decisiones se ven diferentes.
Wrap up: ¿qué te puedes llevar de Colombia Tech Week?
Si estás lanzando una iniciativa desde cero (sea un evento, una comunidad, un producto o lo que sea) hay varias cosas que vale la pena robarle a este caso:
1. Diferenciación que viene desde un insight
No basta con “ser diferente”, tienes que tener un insight ganado. Nicolás entendía el dolor de levantar capital, el desgaste de viajar, la desconexión entre actores del ecosistema. Y construyó a partir de eso.
2. El formato importa
No usaron el clásico evento centralizado. Apostaron por un modelo distribuido, con +150 eventos en simultáneo. Eso cambió la dinámica: más cercanía, más comunidad, más participación.
3. Primero legitimidad, luego volumen
Cerraron a JP Morgany otros actores grandes antes de salir a buscar más sponsors. Eso les dio credibilidad desde el día uno. Después a través de referencias y outreach consiguieron volumen de sponsors.
4. PR y comunidad activada al mismo tiempo
Generaron ‘momentum’ de forma escalonada.
Primero crearon un evento cerrado con aliados + medios estratégicos
Luego desplegaron una estrategia de lanzamiento con + 200 líderes de opinión y fundadores posteando al mismo tiempo en LinkedIn.
5. Network effects reales
Cada conversación abría tres puertas más. El equipo tenía claro que los intros eran su mayor activo.
Dedicaron tiempo a generar “densidad de calendario” y eso se notó.
6. Pensamiento de marketplace
No lanzaron con mil eventos. Arrancaron con 70 para asegurar asistencia, y fueron agregando más cuando había demanda. Sobreinscribían eventos para compensar no-shows. Todo pensado para mantener liquidez.
7. Escalabilidad con voluntarios
Conectaron los intereses de los voluntarios con roles reales. No era solo asignar tareas: era entender por qué estaban ahí y darles un espacio donde pudieran crecer o aportar de verdad.
No te olvides de escuchar el episodio: